Cada vez mais, as empresas [as contemporâneas, pelo menos] buscam maneiras de se horizontalizar, criando espaços para todos os colaboradores poderem se expressar e participar dos rumos da empresa. O Google é um caso clássico disso, com sua cultura democrática, aberta ao debate e ao questionamento. É verdade que recentemente isso está se tornando um problemão, mas são dores naturais de quem está disposto a encarar um jeito mais novo de pensar na gestão de uma empresa.

 E isso já não é de hoje. Em um artigo de 2012, a pesquisadora de Harvard Julie Wulf trouxe dados de como ano após ano vem diminuindo a distância das pessoas para a gerência e aumentando a quantidade de pessoas que respondem direto para o CEO.

 Nesse contexto, saiu um post no blog da Trello – ferramenta de gestão de projetos – que explica como eles promovem encontros da empresa inteira, os chamados Town Halls. São fóruns abertos em que qualquer pessoa pode dar uma opinião, sugerir um projeto, dizer o que sua equipe está prestes a fazer. Todo mundo com o mesmo poder de voz. Nas palavras deles:

 “We have found Town Halls to be a powerful way to convey company priorities, promote cross team communication, and, most importantly, create a thriving, unified culture throughout our distributed team.”

Obviamente, eles usaram a própria ferramenta deles como uma forma de organizar os encontros gerais e não virar tudo um caos. E disponibilizaram aqui abertamente, para quem quiser usar. Basicamente, há 5 princípios:

1. Remote first

Metade da equipe da Trello está baseada na sua sede em NY. E a outra metade está espalhada por város lugares do país e do mundo, trabalhando de forma remota. Por isso, todos os town halls são feitos de forma virtual, via chat no Zoom, para que todo mundo possa onteragir se vendo, mas cada um no lugar do mundo em que estiver.

2. Reforço da cultura

Um dos cards de qualquer town hall é sempre o mesmo: “10 mandamentos”. São itens em um checklist dentro do card, que norteiam a cultura da empresa e – consequentemente – a maneira como será conduzido o encontro. Antes de começar a pauta de fato, alguém sempre le em voz alta todos os mandamentos, como oportunidade de reforçar a filosofia e a cultura da empresa.

3. Liberdade e autonomia

A ideia de um town hall é que seja um espaço livre para qualquer pessoa falar qualquer coisa. Todo mundo pode colocar um card dentro do encontro da vez com um assunto que deseja. Pode ser uma preocupação, reclamação, comemorar um resultado, abrir uma discussão, propor uma nova iniciativa etc. É preciso que as pessoas sintam abertura para poderem expor um ponto, qualquer que seja ele.

4. Não só de trabalho vive o homem

Algo que o Trello faz e estimulam outras empresas a fazerem se forem adotar o modelo, é criar momentos para coisas mais leves. Umas das coisas que virou um ritual para eles é a celebração de aniversários e datas de admissão presenteando as pessoas com um “Taco” [mascote da empresa] de brinquedo. Nesses momentos mais leves, também há a presença de áreas específicas falando de algo particular deles para que todos conheçam, além da celebração de algum tipo de vitória ou conquista de pessoas e/ou times na empresa. É uma maneira de fazer as pessoas se engajarem mais nesse tipo de encontro.

5. Acesso fácil ao histórico

Para finalizar, eles criam uma lista chamada “Minutes”, em que são armazenados cards dos townhalls passados, com resumos de tudo que foi abordado, para manter um histórico vivo e todo mundo poder ter lembrança do que aconteceu, caso precisem de algum tipo de informação do que foi tratado naquele momento. É outro ótimo jeito das coisas simplesmente não se perderem e permanecerem úteis.

Esse é um jeito super interessante e contemporâneo de criar uma gestão um pouco mais participativa e de alinhar as informações e o conhecimento da empresa, de maneira mais horizontal. Fora que ao criar essa cultura, você tende a empoderar as pessoas e ter surpresas muito positivas de suas contribuições para empresas. Ideias que talvez nunca saíssem da cabeça de alguém começam a ganhar espaço para florescer.