Desde meados dos anos 50, uma gestão com base em metas é tido como fundamental na evolução de uma organização. E o pai da criança é o lendário Peter Drucker, que nessa década começou a popularizar o conceito de Management by Objectives (MBO) no seu livro The Practice of Management.
A ideia, como todos sabem, é simples: define-se objetivos para cada pessoa na organização, quantifica-se isso na forma de metas e todos passam a trabalhar com essa orientação específica. É como se fosse uma corrida, em que o atleta precisa está sempre atrás de baixar um pouco mais seu tempo para a conclusão do percurso e orienta todo seu esforço com essa finalidade.
E, dentro disso, a indicação é que se siga algumas etapas do Processo de Gestão por Metas, que se dividem de modo geral em seis:
Definir os objetivos da organização
Estabelecer os objetivos do funcionário
Monitorar continuamente desempenho e progresso
Avaliar desempenho
Fornecer feedback
Qualificar desempenho final
Harry Levinson, em texto à Harvard Business Review, reitera que o sistema de gestão de desempenho esclarece o trabalho geral a ser feito, vincula o desempenho dos funcionários às metas da empresa e baseia os salários e as promoções nas realizações individuais, uma abordagem que ganhou novo destaque na década de 90, segundo Edwin A. Locke e Gary P. Latham, escritores do Quebrando as regras: uma visão geral histórica da teoria do estabelecimento de metas, após defenderem a abordagem da teoria.
Métodos: Gestão por metas na prática
Kristopher B. Jones, escrevendo à Forbes, destaca que a eficácia do estabelecimento de metas foi comprovada por gerações para entregar resultados impressionantes para organizações e indivíduos. Por isso, empreendedores de sucesso tendem a classificar o gerenciamento eficaz do tempo e a gestão de metas como uma das principais habilidades necessárias para o sucesso nos negócios.
O estabelecimento de metas é muito mais do que apenas uma palavra tendência. É um exercício de disciplina, vontade e determinação, que só garante êxito quando é feito de maneira consistente. É também a forma mais precisa de gerenciar o desempenho da equipe. Os resultados principais não importam tanto quanto o desenvolvimento de você e do seu time ao longo do caminho. Ainda que não se possa cumprir com 100% de sucesso, fazer um progresso incremental em direção a esses resultados irá melhorar e desenvolver significativamente a organização.
Há uma diversidade de metodologias e sistemas disponíveis para ajudar, como OKR e SMART, que podem ser implementados em qualquer organização.
A intenção da SMART é criar metas específicas e desafiadoras. Brian Tracy destaca que elas são definidas por meio de critérios específicos. Caso você esteja se perguntando, a sigla significa “Específico”, “Mensurável”, “Alcançável”, “Relevante” e “Limite de tempo”. Chris Bergen destaca que a SMART foi projetada para trazer estrutura, clareza e responsabilidade aos objetivos. Cada meta, de um marco de curto prazo a uma visão abrangente, pode ser aproximada da realidade com a estrutura SMART.
Já a OKR é uma ferramenta que define e acompanha objetivos e resultados, ajudando a gerar foco, alinhamento e agilidade, auxiliando o negócio a crescer. Ryan Panchadsaram diz que OKR, Objetivos e Resultados-Chave em português, é usada por equipes e indivíduos para definir metas desafiadoras e ambiciosas com resultados mensuráveis, presente em algumas das principais organizações do mundo para determinar e implementar suas estratégias.
O processo deve ser construído com três a cinco objetivos de equipe que podem ser aplicados em toda a organização ou em departamentos individuais por trimestre. Cada um é considerado uma meta extensa, que pode ser definida como mensurável, igualmente ambiciosa em escopo e que pode ser alcançada de forma realista. Cada objetivo-chave visa alcançar de três a quatro resultados-chave, que podem ser qualitativos ou quantitativos.
Por exemplo, podemos pensar em um objetivo de melhorar o clima organizacional. O indicador-chave para mensurar isso pode ser a satisfação geral do colaborador em trabalhar na empresa, que é medido em uma pesquisa de clima, em uma escala de 0 a 10 pontos. Se no ano anterior essa satisfação geral era de 70%, a meta desse ano pode ser levar esse número a 80%. E todo trabalho será orientado a entender como o colaborador pode ficar ainda mais satisfeito em trabalhar na empresa. Ações possíveis para isso talvez girem em torno de ampliar a oferta de benefícios ou de um plano de carreira melhor definido.
Entretanto, metodologias como o sistema OKR e SMART vão muito além de apenas implementar metas. Elas também procuram melhorar a comunicação na organização, aumentar a responsabilidade e fornecer incentivos ao sucesso. Isso, por sua vez, cria alinhamento e aumenta a probabilidade de atingir os objetivos da empresa.
Bo Jackson disse uma vez: “Defina suas metas altas e não pare até chegar lá.” Por isso, os sistemas de gerenciamento de desempenho e definição de metas compartilham as seguintes características:
Mensurável
Alcançável
Ambicioso
Oportuno
Qualitativo
O uso de OKRs e do sistema SMART auxilia a reduzir a ambiguidade. Por isso, a ideia é ter metas ousadas para atingir o céu, mas lembrar de que elas devem ter os pés no chão, na realidade.
Também não se deve esquecer de implementar o monitoramento periódico para avaliar o progresso de cada objetivo almejado. Não adianta esperar o final do ano para ir ver o que aconteceu com o indicador. Pelo menos ao final do trimestre é necessária uma checagem e uma revisão. No sistema OKR, normalmente ninguém alcança todos os objetivos [seria sin al de que eles estão muito conservadores], mas os avanços ficam bastante evidentes.
Independentemente do método, criar objetivos e metas ajuda a aprimorar o alinhamento entre as funções e responsabilidades dos funcionários e as iniciativas da empresa. E adotar um sistema de definição de metas aumentará a probabilidade de sucesso no caminho.
Sobre o aspecto cognitivo e emocional das metas
Tudo isso parece muito simples, mas é sempre preciso lembrar o óbvio: somos pessoas, não robôs. Haiyang Yang, Antonios Stamatogiannakis, Amitava Chattopadhyay e Dipankar Chakravarti, em artigo para a Harvard Business Review, afirmam que há mérito em estabelecer metas ambiciosas, mas é preciso gerenciar como será a reação se houver fracasso. Sem isso, a desmotivação pode tomar conta do processo.
É preciso comemorar cada pequena vitória nesse longo processo. Por exemplo: sua meta é ler 50 livros, mas você conseguiu apenas 10. Ao invés de se preocupar com o fracasso, que tal celebrar o quão você é capaz de querer mudar para melhor. Pense no que funcionou e no que não deu certo e use a seu favor para ser mais estratégico da próxima vez. Entenda o que aprendeu sobre você ao longo do caminho. Mas, nem sempre isso faz parte do nosso cotidiano, ou faz, porém, não está tão claro.
Já parou para pensar em como todo final de ano é a mesma história? Rabiscamos resoluções ou anotações de metas que devem ser batidas no próximo ano, sejam pessoais ou profissionais. Sabia que um estudo sugere que apenas 19% das pessoas alcançam os mesmos objetivos nos dois anos seguintes? Existem muitas razões para que isso ocorra: não saber como perseguir a meta, força de vontade insuficiente, escolher metas vagas ou encontrar forças externas imprevistas (exemplo: doença, crise econômica etc). Outro motivo é que, muitas vezes, estabelecemos metas inatingíveis, muito difíceis de alcançar porque não temos a energia, as habilidades ou os recursos necessários.
Sim, é claro que, para saber se uma meta é ou não alcançável, é preciso trabalhar nela. Afinal, quando as definimos, nem sempre medimos nossa capacidade de alcançá-las. Na verdade, muitos de nós acreditamos que planos gerais são viáveis. Começar uma nova dieta é um exemplo palpável: muitas pessoas deixam de seguir um plano de nutrição exigente. Superficialmente, parece extremamente simples, mas, muitos de nós não percebem que isso é, na verdade, sobre uma mudança completa de estilo de vida e não somente para de comer carboidratos.
É o chamado viés do otimismo, tratado por Daniel Kahneman no seu clássico livro Rápido e Devagar. O ser humano tende a ser confiante, essencialmente quando a meta é ligada à autoestima. Alguns, ainda, são mais estratégicos. Quando não há certeza sobre a probabilidade de sucesso ou se sabe que é pequena, opta-se por definir um objetivo de longo alcance, com esperança de que ele ajude a alcançar mais, porque mesmo se não acabarmos chegando à meta, estaremos em algum lugar.
Pelo lado positivo, a busca persistente delas pode levar a realizações elevadas. No lado oposto, geralmente terminam em fracassos. Para alguns, especialmente àqueles que colocam muito tempo e esforço, o fracasso pode ser um golpe esmagador. Se não for bem administrado, fica a ideia de que houve falha e surge um pensamento autocrítico e negativo.
Tudo isso torna-se perigoso, ainda mais quando há outras pessoas envolvidas. Além disso, a crença de que “as coisas serão diferentes da próxima vez” pode levar alguém a tentar alcançar a meta inatingível de novo, iniciando um ciclo infinito de fracasso, com custos emocionais ruins.
Um sistema coletivo e colaborativo
Para lidar com todo esse lado humano da questão, Harry Levinson destaca que, para construir uma força de trabalho dedicada e excepcional, é necessário criar sistemas de medição de desempenho que combinem com as necessidades individuais e coletivas na organização.
Para construir um sistema de gestão de desempenho eficaz, portanto, é preciso aferir o sistema de avaliação, incluindo o estabelecimento de metas e avaliação do grupo. É necessário fazer com que as pessoas se encontrem regularmente para ajudar umas às outras e avaliar sua eficácia em tarefas compartilhadas. Depois disso, é preciso analisar os próprios gestores, fazendo com que os subordinados meçam o seu desempenho. Idealmente, esses gestores devem ser recompensados com base no quanto ajudam as pessoas a fazerem seus trabalhos e se desenvolverem profissionalmente.
Além disso, é importante manter conversas regulares com os colaboradores de forma individual para ajudá-los a esclarecer necessidades e objetivos, falando sobre as experiências mais gratificantes ou estimulantes. Antes de tudo, todavia, é essencial discernir os pontos centrais de suas vidas para, em seguida, relacioná-los aos objetivos da empresa.
A recompensa será uma equipe comprometida, energizada e focada, com as necessidades de um indivíduo que combinam com as de seu negócio. A partir daí, é possível avaliar juntos o estabelecimento de metas, a possibilidade de alcançá-las e como fazer isso de forma eficiente. Um grupo entrosado e unido chega mais fácil lá.
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