Aparentemente, um sem o outro não dá. Pelo menos é o que pensa o pessoal da McKinsey, que fez um estudo recente com gestores a respeito de tomada de decisão. O estudo todo é bem interessante e mostra, entre outras coisas, que a maioria deles entende que no mínimo metade do seu tempo é dedicado à tomar decisões. Mas a minoria deles acredita que a empresa toma decisões de qualidade, acima da média.

Agora, um ponto interessante que esse texto traz é o papel das reuniões no meio disso tudo. Afinal, em grande medida, decisões são tomadas não de forma isolada e comunicada por email e sim diante de um grupo de pessoas envolvidas em tal decisão. E aí começa a morar grande parte do problema: muitas decisões são ruins por conta da também má qualidade do processo em si, ou seja, da reunião.

Reuniões ineficientes, bagunçadas, atrasadas para começar e terminar, sem uma pauta concreta ou um output claro ao seu final: quem nunca?

Nesse sentido, o pessoal da McKinsey oferece três boas dicas, em forma de perguntas, que são deveriam funcionar como um exercício constante na nossa cabeça para planejar reuniões.

1. PRECISA MESMO DE UMA REUNIÃO?

Essa é uma excelente pergunta, que a gente se faz menos do que deveria. Parece que hoje em dia só vamos aceitando reuniões, porque sim. Há vários motivos pelos quais as pessoas fazem muitas reuniões, mas pelo menos dois aspectos que eles apontam são bem interessantes. Um é que reuniões são um bom jeito dos decisores se apoiarem nos seus subordinados para tomar uma decisão que poderia ser só dele. E de outro da equipe se sentir respaldada por tomar uma decisão que poderia ser só dela.

Especialmente quem ocupa cargos mais altos, tem mais coisas no seu prato e, consequentemente, menos tempo, precisa adotar um critério muito mais rigoroso ao aceitar participar de uma reunião. A menos que a sua presença juntamente com o restante da equipe se faça muito necessária para que a decisão seja tomada, a reunião pode e deve ser evitada.

2. PARA QUE SERVA ESSA REUNIÃO MESMO?

Aqui é um outro ponto central da sensação de falta de produtividade em uma reunião: objetivos mal definidos. Muitas vezes a reunião tem apenas um tema, mas não de fato um objetivo, um output que é claro a todos.

E aqui eles ressaltam três grandes objetivos possíveis para uma reunião, que são informação, discussão e decisão. Você pode fazer uma reunião para informar pessoas sobre determinados assuntos [e muitas vezes você não precisa reunir pessoas numa mesma sala ao mesmo tempo para fazer isso]; ou pode reunir pessoas para gerar um debate sobre determinada questão’; ou ainda fazer uma reunião com pessoas importantes para que uma decisão seja tomada.

A grande questão é que essas linhas nem sempre são tão bem delimitadas. É muito comum que uma reunião de tomada de decisão debande para discussões que não tem diretamente relevâncias para a discussão. Ou uma discussão que passa por um momento de informação que poderia ter sido feito de maneira prévia, com um alinhamento individual de informação para todos os envolvidos.

3. QUAL É O PAPEL DE CADA PESSOA NESSA REUNIÃO

Por fim, outra coisa que passa muito batida é a necessidade de cada um dos convidados em estar presente ali. É intuitivo imaginar que quanto mais gente debatendo um assunto ou participando de uma tomada de decisão, mais complicado fica de garantir uma boa e fluida dinâmica. Nesse sentido, é importante garantir que quem está lá é por um motivo e por uma contribuição específica no processo.

Aqui eles também expõe quatro grandes tipos de papéis que as pessoas podem cumprir em uma reunião: – aqueles que tem a palavra final e decidem – aqueles que aconselham os decisores, por poderem contribuir com uma visão diferenciada da questão – aqueles que ficaram na linha de frente do trabalho e contribuem com análises e recomendações – aqueles que terão um papel central na execução do que estiver sendo decidido ali

Você pode até pensar em outros papeis importantes e está tudo bem. O único papel absolutamente dispensável é o de figurante. Pessoas que vão só para estarem lá, para ficarem por dentro ou marcarem presença só estão ajudando a tornar aquela reunião potencialmente improdutiva.

Todas essas perguntas são formas da gente se tornar mais consciente sobre aquilo que é um dos maiores sugadores do tempo de muitos profissionais, que são as reuniões. Se bem planejadas, elas ajudam e são produtivas. Se inúteis por essência ou mal planejadas, serão no mínimo frustrantes e no limite uma perda de tempo descomunal.